Datenbankautomatisierungen
Verbessere deine Effizienz, indem du die mühsamsten Teile deiner Arbeit automatisierst 🔁
Zu den FAQsDatenbankautomatisierungen sind Abfolgen von Aktionen, die automatisch erfolgen, wenn bestimmte Änderungen an einer Datenbank vorgenommen werden. Automatisierungen bestehen sowohl aus Auslösern (den Ereignissen, die die Automatisierung einleiten) als auch aus Aktionen (den Auswirkungen der Automatisierung). Datenbankautomatisierungen sollen dir dabei helfen, Zeit zu sparen und deine Arbeit zu vereinfachen. Entsprechend deiner Bedürfnisse können sie sehr einfach oder auch komplexer sein.
Datenbankautomatisierungen können für viele Dinge verwendet werden, darunter:
Einer bestimmten Person eine Aufgabe zuweisen, wenn sich der Status ändert.
Senden einer Slack-Benachrichtigung an einen Kanal, wenn eine Seite zu einer Datenbank hinzugefügt wird.
Hinweis:
Datenbankautomatisierungen sind für kostenpflichtige Pläne auf allen Plattformen verfügbar. Nutzer/-innen des kostenlosen Plans können Slack-Benachrichtigungsautomatisierungen erstellen und bestehende Automatisierungen in Vorlagen verwenden, aber nicht bearbeiten.
Datenbankautomatisierungen können von allen erstellt, bearbeitet oder gelöscht werden, die vollen Zugriff auf die Datenbank haben.Slack-Automatisierungen sind die einzige Ausnahme. Diese können nur vom Ersteller oder von der Erstellerin der Automatisierung bearbeitet werden.
Automatisierungen werden nicht auf Seiten ausgeführt, deren Zugriff eingeschränkt ist. Du kannst den Seitenzugriff im Teilen-Menü überprüfen und ändern.
Datenbankautomatisierungen können nicht durch andere Automatisierungen ausgelöst werden. Button-Aktionen jedoch können Datenbankautomatisierungen auslösen. Hier ein Beispiel:
Eine wiederkehrende Vorlagenautomatisierung löst keine Datenbankautomatisierung aus.
Eine Datenbankautomatisierung, die eine Seite in einer anderen Datenbank erstellt, löst keine Datenbankautomatisierung aus.
Ein Nutzer oder eine Nutzerin, der oder die auf einen Button klickt, der eine Seite erstellt, löst eine Datenbankautomatisierung aus.
So erstellst du eine Datenbankautomatisierung:
Klicke oben in einer Datenbank auf
⚡→ Neue Automatisierung.Gib deiner Datenbankautomatisierung einen Namen, wenn du möchtest.
Füge Auslöser hinzu. Mehr über die verschiedenen Arten von Auslösern erfährst du unten →
Füge Aktionen hinzu. Mehr über die verschiedenen Arten von Aktionen erfährst du unten →
Nun klickst du auf
Speichern.
Wusstest du, dass du deiner Datenbank eine Button-Eigenschaft hinzufügen kannst? Mit einem Klick werden so automatisch Aktionen in der Datenbank durchgeführt. Mehr dazu →
Automatisierungen können einen oder mehrere Auslöser haben. Wenn du eine Automatisierung einrichtest, kannst du entscheiden, ob sie ausgelöst werden soll, wenn einer der Auslöser eintritt oder wenn alle Auslöser eintreten.
Hinweis: Wenn du mehrere Wird bearbeitet-Auslöser hast, die alle eintreten müssen, damit deine Automatisierung erfolgt, dann müssen diese Auslöser innerhalb eines kleinen Zeitfensters von etwa drei Sekunden eintreten. Passiert dies nicht, wird deine Automatisierung womöglich nicht richtig ausgelöst. Um dies zu vermeiden, kannst du Folgendes tun:
Erstelle für jeden Auslöser separate Automatisierungen.
Verwende einen spezifischeren Auslöser als
Wird bearbeitet, wie z. B.Festgelegt aufoderEnthält.
Du kannst zwischen zwei Arten von Auslösern wählen: Seite hinzugefügt oder Eigenschaft bearbeitet.
Wenn du einen Auslöser Eigenschaft bearbeitet auswählst, kannst du angeben, welche Eigenschaften aus deiner Datenbank die Automatisierung auslösen sollen.
Für die Eigenschaften Name, Person, Nummer, Text, Auswahl und Verknüpfung kannst du auswählen, welche Arten von Änderungen an dieser Eigenschaft eine Automatisierung auslösen sollen. Du könntest zum Beispiel eine Liste mit Kontakten in einer Notion-Datenbank haben und eine Automatisierung einrichten, bei der der Auslöser eine Telefonnummer ist, die mit den Ziffern 030 beginnt. Die Aktion ist, dass der Wohnort dieser Person auf Berlin eingestellt wird.
Du kannst auch mehr als eine Voraussetzung für deinen Auslöser haben, sodass zwei oder mehr Aspekte zutreffen müssen, damit die Automatisierung ausgeführt wird.
Automatisierungen können eine oder mehrere Aktionen ausführen. Du kannst aus einer Vielzahl von Aktionen wählen:
Eigenschaft bearbeitenbearbeitet die Eigenschaften von Seiten in der Datenbank, in der du dich gerade befindest.Seite hinzufügen zufügt eine Seite zu einer Datenbank deiner Wahl hinzu und bearbeitet die Eigenschaften dieser Seite.Seiten bearbeiten inbearbeitet Seiten und Eigenschaften in einer Datenbank deiner Wahl.Benachrichtigung senden ansendet eine Benachrichtigung an bestimmte Personen in deinem Notion-Workspace. Du kann bis zu 20 Personen in deinem Workspace auswählen, die mit einer bestimmten Personeneigenschaft in deiner Datenbank verbunden sind. Füge eine Nachricht hinzu, die mit der Benachrichtigung einhergehen soll.Slack-Benachrichtigung senden an...sendet eine Benachrichtigung an den gewünschten Slack-Kanal.
Wenn du einen Auslöser der Art Eigenschaft bearbeiten auswählst, kannst du angeben, wie die entsprechenden Eigenschaften aktualisiert werden sollen.
Bei Mehrfachauswahl-, Personen- und Verknüpfungseigenschaften kannst du statt aller Werte auch nur einzelne Werte hinzufügen oder entfernen. Zum Beispiel kannst du eine Aufgabendatenbank verwenden, in der dein Name automatisch der Personeneigenschaft hinzugefügt wird, wenn der Aufgabenname das Wort „Blog“ enthält. Und zwar auch dann, wenn bereits andere Personen dieser Aufgabe zugeordnet sind.
Weitere Inspirationen für die Verwendung von Datenbank-Workflows findest du in dieser Anleitung →
So zeigst du alle Automatisierungen für eine Datenbank an und verwaltest sie:
Klicke oben in einer Datenbank auf
⚡.Der
⚡erscheint nur, wenn du aktive Automatisierungen hast.
Bewege den Mauszeiger über die Automatisierung und klicke auf
•••.Wähle
Bearbeiten,AnhaltenoderLöschen.
FAQs
Wie oft wird die Datenbank auf „Änderungen“ der Eigenschaften überprüft?
Wie oft wird die Datenbank auf „Änderungen“ der Eigenschaften überprüft?
Datenbankautomatisierungen funktionieren über ein Zeitfenster von drei Sekunden. Innerhalb dieses Drei-Sekunden-Fensters kann ein/-e Benutzer/-in zum Beispiel einen Trigger entfernen und alle Änderungen löschen, sodass sich die Eigenschaften der Automatisierung nicht ändern.
Funktionieren Automatisierungen auf Seiten in der gesamten Datenbank oder auf Seiten in einer einzigen Datenbankansicht?
Funktionieren Automatisierungen auf Seiten in der gesamten Datenbank oder auf Seiten in einer einzigen Datenbankansicht?
Sowohl als auch. Während des Erstellungsprozesses kannst du angeben, ob die Automatisierung auf Seiten in der gesamten Datenbank oder in einer bestimmten Ansicht laufen soll. Wenn sich die Filter in dieser Ansicht ändern, wird die Automatisierung auf die angepasste Liste der Seiten angewendet.
Können Gäste mit vollständigem Zugriff auf eine Datenbank Automatisierungen erstellen?
Können Gäste mit vollständigem Zugriff auf eine Datenbank Automatisierungen erstellen?
Gäste können leider keine Datenbankautomatisierungen erstellen.
