Asana-Importe

Du kannst die Teams, Projekte und Aufgaben deiner Organisation aus Asana in Notion importieren. Das ist für alle Mitglieder in jedem beliebigen Plan möglich.

So kannst du Daten aus Asana in Notion importieren:

1. Gehe in der Seitenleiste zu Einstellungen -> Importieren -> Asana. Alternativ kannst du den / Befehl /asana auf einer Seite verwenden und die Option unter Importieren auswählen.

2. Melde dich bei Asana an und erteile die angeforderten Berechtigungen.

3. Wähle unter Asana-Arbeitsbereich wählen den Arbeitsbereich aus, den du aus Asana importieren willst.

4. Wähle die Projekte aus, die du importieren möchtest.

5. Wähle den Notion-Teamspace aus, in den die Projekte importiert werden sollen. Jedes Asana-Team wird in einen Notion-Teamspace importiert.

6. Du kannst das Kästchen neben dem Namen deines Arbeitsbereichs aktivieren und Abgeschlossene Projekte ausschließen oder Alle Projekte auswählen.

7. Wähle Weiter aus.

8. Standardmäßig werden alle Eigenschaften von Asana-Aufgaben in Notion importiert, aber du kannst diese in jedem Teamspace anpassen. Wähle Alle Eigenschaften auswählen (Standardeinstellung) oder Eigenschaften konfigurieren. Beachte, dass manche Standardeigenschaften importiert werden müssen.

9. Wähle aus, ob die Eigenschaft Status in Notion der Eigenschaft Abschnitt oder Abgeschlossen in Asana zugeordnet werden soll.

10. Wähle Importieren aus.

Die ausgewählten Asana-Projekte und -Eigenschaften werden zusammen mit den Aufgaben importiert, die zu diesen Projekten gehören. Asana-Projekte und -Aufgaben werden jeweils in die Datenbanken „Projekte“ und „Aufgaben“ in Notion importiert. Die Notion-Datenbanken für Projekte und Aufgaben sind wie in unserer Vorlage „Projekte und Aufgaben“ miteinander verknüpft.

• Asana-Projekte werden zu Notion-Projekten.

• Asana-Aufgaben werden zu Notion-Aufgaben.

• Asana-Teams werden zu Notion-Teamspaces.

• Organisationen und Arbeitsbereiche aus Asana werden zu Notion Workspaces.

Deine Asana-Projekte werden in eine Projektdatenbank in Notion importiert. Standardmäßige Datenbankansichten werden vom Asana-Importer vorbefüllt, um dir den Start zu erleichtern. Du kannst Ansichten und Eigenschaften nach Bedarf hinzufügen oder löschen.

Zu den standardmäßigen Datenbankansichten gehören:

• Aktiv (Tabellenansicht): In dieser Ansicht werden deine importierten Projekte angezeigt, die zu erledigen oder in Bearbeitung sind. Das heißt, dass in dieser Ansicht keine Projekte angezeigt werden, die bereits abgeschlossen sind. Es gibt auch voreingestellte Filter für Besitzer/-in und Datum, um die Suche zu erleichtern.

• Zeitleistenansicht: In dieser Ansicht werden Projektname, Status, Besitzer/-in und Fertigstellungsgrad angezeigt. Es gibt auch voreingestellte Filter für Status, Besitzer/-in und Datum, um die Suche zu erleichtern.

• Board-Ansicht: In dieser Ansicht werden deine Projekt nach Status gruppiert (Planung, Backlog, Planmäßig). Du kannst den Status, der in der Ansicht angezeigt wird, im •••-Menü anpassen. Die Projekte werden nach absteigender Priorität sortiert.

• Alle (Tabellenansicht): In dieser Ansicht werden alle importierten Projekte angezeigt. Es gibt auch voreingestellte Filter für Status, Besitzer/-in und Datum, um die Suche zu erleichtern.

Projektdetails anzeigen

• Auf jeder Projektseite findest du die Projektbeschreibung aus Asana oben in der aufklappbaren Liste.

• Unter der Projektbeschreibung werden die zum Projekt gehörigen Aufgaben in mehreren Ansichten angezeigt. Alle Ansichten werden nach dem Projekt gefiltert, in dem du dich befindest.

  • Board-Ansicht: Diese Ansicht ist nach Status gruppiert und nach absteigender Priorität sortiert.

  • Aufgabe (Tabellenansicht): Diese Ansicht ist nach Status gruppiert (wenn die Statusgruppe leer ist, wird sie ausgeblendet).

  • Zeitleistenansicht: In dieser Ansicht werden Aufgabenname, Verantwortliche und Status angezeigt.

  • Kalenderansicht: In dieser Ansicht werden deine Aufgaben nach Datum geordnet sowie Verantwortliche und Status angezeigt.

Deine Asana-Aufgaben werden in eine Aufgaben-Datenbank in Notion importiert. Wie bei der Projektdatenbank werden auch hier die Datenbankansichten vom Asana-Importer vorbefüllt, um dir die Nutzung zu erleichtern. Du kannst Ansichten und Eigenschaften nach Bedarf hinzufügen oder löschen.

Zu den standardmäßigen Datenbankansichten gehören:

• Nach Projekt (Tabellenansicht): Diese Ansicht zeigt alle Aufgaben, gruppiert nach Projekt.

• Board-Ansicht: Diese Ansicht zeigt deine Aufgaben, gruppiert nach Status und sortiert nach absteigender Priorität. Für Verantwortliche und Fälligkeitsdatum gibt es voreingestellte Filter.

• Alle Aufgaben (Tabellenansicht): In dieser Ansicht werden alle importierten Aufgaben angezeigt.

• Meine (Tabellenansicht): Diese Ansicht ist so eingestellt, dass nur Aufgaben angezeigt werden, die dir zugewiesen sind.

• Kalenderansicht: In dieser Ansicht werden deine Aufgaben nach Datum geordnet sowie Verantwortliche und Status angezeigt.

Sobald der Import abgeschlossen ist, erhältst du ein Importprotokoll im privaten Bereich deiner Seitenleiste. In diesem Protokoll findest du eine Zusammenfassung deines Imports sowie den Notion-Teamspace, in den deine Asana-Projekte und -Aufgaben importiert wurden.