Mitglieder, Admins, Gäste und Gruppen hinzufügen

In Notion-Workspaces gibt es verschiedene Rollen:

• Mitglieder: Personen in deinem Unternehmen oder deiner Organisation, die Notion-Seiten erstellen und bearbeiten, aber keine Einstellungen ändern können. Dabei handelt es sich um Kolleg/-innen oder Personen, mit denen du in weiten Bereichen deines Workspaces zusammenarbeitest.

• Gäste: Personen außerhalb deines Unternehmens oder deiner Organisation, die zu einzelnen Notion-Seiten eingeladen werden können, nicht aber zu kompletten Workspaces. Das sind Personen, die nicht Teil deines Teams sind, mit denen du aber an bestimmten Seiten zusammenarbeiten möchtest.

• Workspace-Besitzer/-innen:Admins, die Workspace-Einstellungen verwalten, einen Workspace löschen und andere Workspace-Besitzer/-innen, Admins, Mitglieder und Gäste verwalten können.

• Mitgliedschafts-Admins (nur im Enterprise Plan): Personen, die Mitglieder zu Workspaces oder Gruppen hinzufügen oder daraus entfernen können. Sie haben keinen Zugriff auf die Workspace-Einstellungen.

Mitglieder sind Personen in deinem Unternehmen oder deiner Organisation. Dabei kann es sich um Kolleg/-innen in derselben Organisation handeln oder um Personen, die viele der gleichen Seiten in einem Workspace lesen, bearbeiten und kommentieren.

Um deine Workspace-Mitglieder zu verwalten, gehe zu Einstellungen → Personen oder Mitlgieder (je nach Plan). Hier siehst du:

• eine Liste der aktiven Mitglieder deines Workspaces

• zu welchen Teamspaces und Gruppen sie gehören

• die Rolle jedes Mitglieds im Workspace

Über die E-Mail-Adresse

1. Gehe zu Einstellungen → Personen oder Mitglieder (je nach Plan).

2. Klicke auf den Mitglieder-Tab.

3. Wähle Mitglieder hinzufügen aus und gib die E-Mail-Adresse der Person ein, die du hinzufügen möchtest. Wenn du nicht berechtigt bist, Einladungen zu versenden, kannst du stattdessen beantragen, dass ein Mitglied hinzugefügt wird.

4. Wähle aus der Dropdown-Liste aus, ob du sie als Workspace-Besitzer/-in, Mitgliedschafts-Admin oder Mitglied hinzufügen möchtest, und drücke dann auf Einladen.

5. Die Person erhält eine E-Mail mit einem Link, über den sie deinem Workspace beitreten kann.

Über einen Link

1. Gehe zu Einstellungen → Personen oder Mitglieder (je nach Plan).

2. Klicke auf den Mitglieder-Tab.

3. Wähle Link kopieren aus, um den geheimen Link in deine Zwischenablage zu kopieren und mit allen zu teilen, die du zur Zusammenarbeit mit dir einladen möchtest.

4. Wenn eine eingeladene Person auf den geheimen Link klickt, kann sie deinem Workspace automatisch als kostenpflichtiges Mitglied beitreten, ohne dass du ihre E-Mail-Adresse manuell hinzufügen musst.

5. Wenn du nicht möchtest, dass du Personen mit einem Link zu deinem Workspace einladen kannst, deaktiviere den Schalter im Abschnitt Einladungslink.

1. Gehe zu Einstellungen → Personen oder Mitglieder (je nach Plan).

2. Klicke auf den Mitglieder-Tab.

3. Öffne das Dropdown-Menü für die Rolle eines Mitglieds und wähle dann Workspace-Besitzer/-in, Mitgliedschafts-Admin oder Mitglied aus.

1. Gehe zu Einstellungen → Personen oder Mitglieder (je nach Plan).

2. Klicke auf den Mitglieder-Tab.

3. Je nach Plan:

   • Öffne das Dropdown-Menü für die Rolle eines Mitglieds und wähle dann Aus Workspace entfernen.

   • Klicke auf ••• neben einem Mitglied und anschließend auf Aus Workspace entfernen.

Workspace-Besitzer/-innen können auch andere Workspace-Besitzer/-innen aus dem Workspace entfernen.

Nutzt du Notion in der Firma, können andere dem Workspace automatisch als Mitglieder beitreten, sobald sie sich mit ihrer beruflichen E-Mail-Adresse anmelden.

1. Gehe zu Einstellungen → Einstellungen.

2. Gib unter Zulässige E-Mail-Domains eine beliebige E-Mail-Domain ein, für die du automatisch Zugriff gewähren möchtest, z. B. die E-Mail-Domain deines Unternehmens. Du kannst mehrere erlaubte E-Mail-Domains in das Feld eingeben. Es funktioniert aber nur mit den Domains, über die die Konten der Workspace-Mitglieder laufen.

Meldet sich nun jemand mit einer E-Mail-Adresse von einer dieser Domains in Notion an, kann diese Person deinem Workspace beitreten. Wenn Benutzer/-innen deinem Workspace beitreten, werden sie zu Mitgliedern deines Workspace und dir werden die entsprechenden Gebühren in Rechnung gestellt.

Gäste sind Personen außerhalb deines Unternehmens oder deiner Organisation, die du zu einzelnen Seiten deines Workspaces einlädst. Gäste könnten zum Beispiel sein:

• Personen mit einer anderen geschäftlichen E-Mail-Domain.

• Subunternehmer/-innen und Praktikant/-innen, mit denen du nur vorübergehend zusammenarbeitest.

• Kund/-innen, deren Feedback zu deiner Arbeit du einholen möchtest

• Freund/-innen, Familie oder Mentor/-innen, die du zur Mitarbeit oder zur Überprüfung deiner Arbeit einladen möchtest

Gäste haben dieselben Rechte wie Mitglieder, abgesehen von folgenden Ausnahmen:

• Gäste haben keinen Zugriff auf den gesamten Workspace. Sie können nur auf einzelne Seiten eingeladen werden, die sie dann einschließlich Unterseiten lesen können.

• Abgesehen von den Seiten, auf die sie Zugriff haben, können sie keine neuen Seiten erstellen.

• Sie können nicht in Gruppen aufgenommen werden.

• Sie können weder Workspace-Einstellungen noch Rechnungsdaten ändern.

• Sie können keine neuen Mitglieder in den Workspace einladen.

• Sie können deinem Workspace keine neuen Einbindungen hinzufügen.

So teilst du eine Seite mit einem Gast:

1. Gehe oben rechts auf  Teilen .

2. Nun gibst du die E-Mail-Adresse deiner Gäste ein.

3. Wähle eine Zugriffsebene aus dem Dropdown-Menü aus und klicke auf Einladen

4. Wähle Vorerst überspringen, um sicherzustellen, dass du sie als Gast und nicht als Mitglied hinzufügst.

5. Nun erhält die Person eine E-Mail mit einem Seitenlink.

6. Sofern die Person Notion noch nicht nutzt, kann sie sich anmelden und dann auf deine Seite zugreifen.

Zugriffsanfragen von Gästen zulassen und genehmigen

Damit du einfacher Gäste zu deinem Workspace hinzufügen kannst, können auch externe Personen Zugang zu bestimmten Seiten in deinem Workspace beantragen. Diese Funktion ist für alle Pläne mit Ausnahme des Enterprise Plans verfügbar und standardmäßig aktiviert.

Wenn du einen Personal Pro, Plus oder Business Plan hast, kannst du diese Einstellung deaktivieren. Im Free Plan lasst sich diese Funktion nicht deaktiveren. Das funktioniert so:

1. Öffne Einstellungen → Sicherheit.

2. Deaktiviere Seitenzugriffsanforderungen von Nichtmitgliedern zulassen.

Sobald der Gast den Zugriff auf eine Seite beantragt hat, wird eine Benachrichtigung an die Person gesendet, die die Seite erstellt hat. Diese kann die Anfrage genehmigen und die Zugriffsstufe für diesen Gast anpassen oder die Anfrage ignorieren.

Die Mitglieder eines Workspaces können beantragen, dass Gäste in den Workspace aufgenommen werden. Diese Funktion ist nur im Enterprise Plan verfügbar und nur Workspace-Besitzer/-innen können sie aktivieren oder deaktivieren.

Gastanfragen aktivieren

1. Gehe zu Einstellungen → Sicherheit.

2. Stelle sicher, dass Mitglieder für das Einladen von Gästen zu Seiten sperren aktiviert ist. Aktiviere dann Mitgliedern erlauben, das Hinzufügen von Gästen anzufragen. Workspace-Besitzer/-innen können Gäste deaktivieren, ohne bestehende Gäste aus dem Workspace zu entfernen. Bei Bedarf können weiterhin alle Gäste entfernt werden.

Sobald diese Option aktiviert ist, müssen Mitglieder eine Anfrage einreichen, bevor sie einen Gast einladen können. Workspace-Besitzer/-innen sind davon befreit und können Gäste weiterhin direkt einladen.

Anfrage zum Einladen eines Gastes

Wenn du Workspace-Beistzer/-in bist, kannst duGäste direkt einladen.

Wenn du Mitglied bist:

1. Navigiere zu der Seite, zu der du einen Gast einladen möchtest. Genau wie beim regulären Teilen benötigst du volle Zugriffsberechtigungen auf dieser Seite, um die Einladung eines Gastes anzufordern.

2. Wähle Teilen aus und gib den Namen des Gastes ein, den du einladen möchtest.

3. Wähle die Rolle aus, die der Gast haben soll.

4. Wähle Einladen aus.

5. Es wird eine Benachrichtigung über deine Anfrage an die Workspace-Besitzer/-innen zusammen mit der Seite, der Rolle und der E-Mail-Adresse des Gastes gesendet. Du erhältst außerdem eine Bestätigung, dass die Benachrichtigung rausgegangen ist.

Einen Gast genehmigen

Anfragen für Gasteinladungen müssen pro Seite und pro Gast genehmigt werden. Nur Workspace-Besitzer/-innen können Anfragen einsehen und genehmigen. Jede Anfrage enthält die E-Mail-Adresse des Gastes, des Mitglieds, das sie angefordert hat, die angeforderte Rolle und den Namen der Seite.

Workspace-Besitzer/-innen können die Anfrage zur Einladung eines Gastes direkt in der dazu erhaltenen Benachrichtigung annehmen oder ablehnen. Alternativ können sie diese Anfragen in Einstellungen → Mitglieder → Gäste bearbeiten. Sobald eine Anfrage bearbeitet wurde, wird das Mitglied, das sie eingereicht hat, über die Entscheidung informiert.

Die Zugriffsrechte von Gästen können jederzeit geändert werden. So änderst du die Zugriffsebene eines Gasts:

1. Gehe oben rechts auf Teilen. Die Gästeliste der Seite findest du im Dropdown-Menü.

2. Klicke rechts neben dem Namen das Menü an. Nun kannst du die Zugriffsebene festlegen. Dabei hast du die folgenden Auswahlmöglichkeiten:

   • Vollzugriff: Gruppen können die Seite bearbeiten und teilen.

   • Kann bearbeiten: Gruppen können Seiteninhalte bearbeiten, die Seite aber nicht teilen. (Nicht für Gäste im Free Plan).

   • Kann Inhalt bearbeiten ist nur bei Datenbankseiten verfügbar. Hier können Gäste Datenbankseiten erstellen und auch bearbeiten. Struktur, Eigenschaften, Ansichten, Sortierungen und Filter der Datenbank können sie jedoch nicht ändern.Hier findest du weitere Informationen zu Datenbanken →

   • Kann kommentieren: Gäste können nur lesen und kommentieren, aber nicht bearbeiten oder teilen.

   • Leseberechtigung: Du kannst den Inhalt nur einsehen, aber nicht teilen.

   • Entfernen: Entzieht Gästen den Seitenzugriff.

Eine Liste aller Gäste in deinem Workspace sowie der Seiten, auf die sie Zugriff haben, findest du unter Einstellungen → Personen oder Mitglieder (je nach Plan) → Gäste.

• Unter der Mitgliederliste befindet sich die Gästeliste.

• Rechts steht, zu wie vielen Seiten die einzelnen Gäste eingeladen worden sind. Wenn du einen Eintrag anklickst, kannst du diese Seiten anzeigen oder direkt öffnen.

• Die Zugriffsberechtigungen können seitenspezifisch bearbeitet und entfernt werden.

Wenn Gäste Zugriff auf den gesamten Workspace haben sollen, müssen sie in Mitglieder umgewandelt werden. In kostenpflichtigen Plänen wird für jedes weitere Mitglied eine Gebühr fällig. So kannst du einen Gast in ein Mitglied umwandeln:

1. Gehe zu Einstellungen → Personen oder Mitglieder (je nach Plan) → Gäste.

2. Setze einen Haken in das Kästchen neben jedem Gast, für den ein Upgrade durchgeführt werden soll.

3. Wähle Upgrade von {#} Gästen auf Mitglieder.

4. Sobald sie Mitglied sind, findest du sie in deiner Mitgliederliste und kannst ihre Rolle ändern.

In allen Plänen außer im Enterprise Plan schlagen wir dir außerdem einige Gäste vor, die von einer Mitgliedschaft in deinem Workspace profitieren könnten. Um zu sehen, wer diese Gäste sind, gehe zu Einstellungen → Mitglieder → Vorschläge. Du kannst Upgrade auswählen, um jemanden zu einem Workspace-Mitglied zu machen

So entfernst du einen Gast aus deinem Workspace:

1. Gehe zu Einstellungen → Personen oder Mitglieder (je nach Plan) → Gäste.

2. Setze einen Haken in das Kästchen neben den Gästen, die aus dem Workspace entfernt werden sollen.

3. Wähle Aus Workspace entfernen.

Um einen Gast von bestimmten Seiten zu entfernen, musst du auf der jeweiligen Seite zum Menü Teilen gehen und ihn dort entfernen.

Du kannst verschiedenen Gruppen und Teams unterschiedliche Berechtigungen erteilen, ohne sie auf mehrere Workspaces aufteilen zu müssen. Dazu erstellst du in einem Workspace mehrere Gruppen und weist ihnen je nach Seite unterschiedliche Zugriffsrechte zu. Und so funktioniert es:

Workspace-Besitzer/-innen und Mitgliedschafts-Admins können Gruppen erstellen und bearbeiten. Das funktioniert so:

1. Gehe zu Einstellungen → Personen oder Mitglieder (je nach Plan) → Gruppen.

2. Wähle Gruppe erstellen aus und gib einen Namen für deine Gruppe ein. Um ein Icon für die Gruppe festzulegen, klicke einfach auf das Emoji-Icon, das beim Bewegen der Maus über die Stelle angezeigt wird.

3. Öffne deine neue Gruppe und klicke auf Mitglieder hinzufügen.

4. Nun fügst du den Gruppen beliebig viele Mitglieder hinzu.

5. Rechts neben einem Gruppenmitglied kannst du auf Entfernen klicken.

6. Wähle ••• neben einer Gruppe, um sie umzubenennen, einen Teamspace aus einer Gruppe zu erstellen oder sie zu löschen.

7. Du kannst immer nach Namen und E-Mail-Adressen von Personen suchen, um herauszufinden, in welcher Gruppe sie sind.

Du kannst für jede Seite festlegen, welche Gruppen sie lesen, kommentieren, bearbeiten und teilen können. So teilst du eine Seite mit einer Gruppe:

1. Klicke auf Freigabe und anschließend auf Einladen. Im Pop-up werden unten alle Gruppen angezeigt.

2. Wähle eine Gruppe und aus der Dropdown-Liste dann die gewünschte Zugriffsebene aus:

   • Vollzugriff: Gruppen können die Seite bearbeiten und teilen.

   • Kann bearbeiten: Gruppen können Seiteninhalte bearbeiten, die Seite aber nicht teilen. (Nur in einem kostenpflichtigen Plan).

   • Kann kommentieren: Gruppen können nur lesen und kommentieren, aber nicht bearbeiten oder teilen.

   • Kann anzeigen: Gruppen können Seiteninhalte nur lesen, aber nicht teilen.

   • Entfernen: Entzieht Gästen den Seitenzugriff.

3. Wenn du eine Gruppe hinzufügst, wird sie im Freigabemenü angezeigt. Ihre Zugriffsstufe kann dann im Dropdown-Menü ausgewählt werden.

   • Mehreren Gruppen können verschiedene Zugriffsebenen auf derselben Seite gewährt werden.

   • Zugriffsberechtigungen gelten immer auch für alle Unterseiten.

Teamspaces sind gesonderte Bereiche für einzelne Teams innerhalb der Organisation bzw. Firma und können individuell konfiguriert werden. Weitere Infos zu Teamspaces →

So teilst du einen Teamspace mit Gruppen in deinem Workspace:

1. Halte den Mauszeiger in der Seitenleiste über den Namen des Teamspaces.

2. Klicke auf die ••• und gehe dann auf Teamspace-Einstellungen.

3. Nun kannst du eine Suche starten und Gruppen in den Teamspace aufnehmen.