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Erledige diese drei Schritte, bevor du dein Team zu Notion holst

Damit dein großes Team erfolgreich mit Notion arbeiten kann, solltest du ein wenig Vorarbeit leisten, sodass die Einführung reibungslos verläuft – denke über deine Einsatzgebiete nach, kenne deine Tools und vermittle deinem Team die Grundlagen.

2 min Lesezeit
In dieser Anleitung
  • Werde dir klar darüber, wie du Notion verwenden willst
  • Denke über deine Tools nach und erkenne, wo Notion am besten funktioniert
  • Vermittle deinem Team die Grundlagen, damit sie erfolgreich mit Notion arbeiten können
  • Informationen von Notion für dich und dein Team

Wenn Teams versuchen, ihre Prozesse in starre Tools zu pressen, geht meist etwas schief – Informationen gehen verloren, Zeit wird verschwendet, die Arbeit ist fehlerhaft oder muss wiederholt werden. Wenn ein Tool jedoch flexibel ist, kann es an die Bedürfnisse der einzelnen Teams angepasst werden und hilft ihnen, effizienter zu arbeiten – alleine und gemeinsam.

Wir sehen das immer wieder daran, wie unterschiedlich Teams innerhalb eines Unternehmens Notion nutzen – sei es für die technischen Roadmap oder einen Content-Kalender für das Marketing. Jeder Workspace ist einzigartig und maßgeschneidert für die Bedürfnisse des Teams.

Die erfolgreichsten Teams überlegen daher zunächst, wobei ihnen Notion behilflich sein kann, bevor sie ihren Notion-Workspace aufbauen. So entstehen ein besseres System und bessere Workflows, die der Vorstellung, welche du ursprünglich hattest, auch wirklich entsprechen.

Werde dir klar darüber, wie du Notion verwenden willst

Weil Notion so vielseitig ist, ist es wichtig, intern zu klären, wie ihr es nutzen wollt – und euch darüber klar zu werden, was ihr mit Notion erreichen wollt.

  • Definiere das Ziel, das du mit Notion verfolgst – egal, ob Notion für deine Organisation neu ist oder ob du es ausbauen willst – es ist wichtig, dass du weißt, warum du das Tool nutzt. Vielleicht sind sich einige Teammitglieder nicht ganz im Klaren darüber, was die Unternehmensziele sind. Dann kannst du Notion dazu nutzen, dass intern alle besser an einem Strang ziehen. Was uns direkt zum nächsten Punkt bringt.

  • Besprich, was ihr damit aufbauen wollt – nach der Festlegung der Ziele überlegst du dir, welches System euch helfen wird, diese Ziele zu erreichen. Das müssen noch keine speziellen Notion-Features sein. Es reicht so etwas wie: „Einen Hub schaffen, an dem alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Unternehmensziele pro Quartal sehen können.“ Zu wissen, was man möchte, hilft dabei, es leichter zu bekommen.

  • Überlege dir, wie deine Teammitglieder Notion nutzen werden – Notion spielt seine Stärken besonders gut bei der Zusammenarbeit im Team aus. Wenn du verstehst, wie die verschiedenen Teams/Personen zusammenarbeiten werden, kannst du besser einschätzen, was du brauchst und was du erreichen kannst. Wird nur dein Team mit Notion arbeiten? Wie viele Leute sind im Team? Wird es ein funktionsübergreifender Hub? Denke also nicht nur an die Rolle, die Notion in deinem Unternehmen insgesamt einnehmen soll, sondern an die Leute, die damit arbeiten werden.

Ein bisschen Inspiration wäre gut? Kein Problem. Hier ist ein Beispiel für eine interne Einführung von Notion.

Einige Tipps, wie du das Meiste aus Notion herausholen kannst

Denke über deine Tools nach und erkenne, wo Notion am besten funktioniert

Dein Unternehmen nutzt wahrscheinlich viele verschiedene Tools, um die Arbeit zu erledigen. Ein durchschnittliches Unternehmen nutzt ganze 88. Wenn du weißt, welche Tools ihr habt, was diese können und welche Teams sie verwenden, hilft es dabei, zu verstehen, wie und wo Notion am besten eingesetzt werden kann.

Wenn du dir also Gedanken über deinen Tech-Stack und den Platz von Notion darin machst, gibt es einige Dinge, die du bedenken solltest:

  • Notion funktioniert am besten als zentraler Hub für dein Tool-Ökosystem – deine zuverlässige und topaktuelle Quelle der Wahrheit. Nutze es, um dein Unternehmenswissen zu organisieren, Inhalt mit Kontext zu verbinden und jedem Team einen eigenen Bereich zum Überlegen, Planen und Gestalten zu bieten, während sie miteinander in Kontakt bleiben.

  • Notion kann viele bestehende Tools erweitern – du könntest z. B. Slack nutzen, um auf ein wichtiges Projekt aufmerksam zu machen, das du mit Notion erstellt hast, und dann ein Loom-Video am Anfang deines Projektbriefs einbinden, um schnell Hintergrundinformationen und eine Zusammenfassung zu teilen.

  • Notion kann das Bindeglied zwischen verschiedenen Tools sein – die API und Einbettungen von Notion ermöglichen es dir, Informationen aus verschiedenen Tools in Notion zusammenzuführen. Das erleichtert die Zusammenarbeit der Teams, da sie alle Informationen zu einem Projekt an einem Ort abrufen können, anstatt umständlich Zugriffsrechte zu gewähren oder zu lernen, wie man sich in vielen Tools zurechtfindet.

Vermittle deinem Team die Grundlagen, damit sie erfolgreich mit Notion arbeiten können

Notion bietet dir eine Menge Möglichkeiten, aber du kannst auch mit ein paar wenigen Grundlagen eine Menge Funktionen freischalten. Wenn du deinen Teams die wichtigsten Kenntnisse im Umgang mit Notion vermittelst, kannst du ihnen zeigen, wie sie das Tool am besten für ihre Arbeit nutzen können.

  • Notion basiert auf Blöcken. Alles ist ein Block! Texte, Überschriften, Listenpunkte, Bilder, Videos. Du kannst sie einfach per Drag-and-Drop frei auf der Seite bewegen und platzieren.

  • Sag deinen Teammitgliedern, dass es hier kein „richtig“ und „falsch“ gibt. Die beste Art, Notion zu nutzen, ist, seine Flexibilität zu entdecken und auszuprobieren, was alles möglich ist.

  • Arbeitet euch Schritt für Schritt durch eine gemeinsames Anwendungsbeispiel. Hier findest du all unsere Vorlagen. Such dir eine aus und zeige deinem Team, wie man beispielsweise Karten auf einem Kanban-Board bewegt, wie bei diesem Projektmanagement-System.

  • Lass dein Team die Notion-Grundlagen-Serie schauen, die ihnen alle nötigen grundlegenden Funktionen vermittelt (und noch mehr!).

So kannst du deine Teammitglieder dabei unterstützen, den Umgang mit Notion zu erlernen

Informationen von Notion für dich und dein Team

Wir sind für euch da, damit der Übergang zu Notion ganz reibungslos läuft, Spaß macht und euch auf neue Ideen bringt!

Und wenn du den Enterprise Plan bist, hast du auch Zugriff auf unser Customer Success Team.

  • Unsere CSMs helfen deinem Team bei der Einführung in großem Maßstab, damit sie schnell den Mehrwert erkennen und auch noch Spaß bei der Nutzung des neuen Systems haben.

  • Sie sind ein Mix aus Coach, Power-Usern und absoluten Personalisierungsgenies.

  • Also, trau dich und melde dich bei ihnen!

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