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Organisiere, verwalte und verfolge deine gesamte Arbeit mit einem persönlichen Dashboard

Erstelle ein individuelles Dashboard, um all deine persönlichen Aufgaben zu verwalten und gleichzeitig relevante Informationen aus deinem gesamten Notion-Workspace einzubinden.

7 min Lesezeit
In dieser Anleitung
  • Verfolge all deine Aufgaben nach, egal ob groß oder klein
  • Basis-Blöcke
  • Datenbanken
  • Eigenschaften
  • Ansichten
  • Versieh dein persönliches Dashboard mit unternehmensweitem Kontext
  • Verlinkte Datenbanken
  • Link-Vorschauen

Das beste Produktivitätssystem ist das System, das für dich funktioniert.

Die meisten Software-Lösungen ermöglichen keine Anpassung und zwingen dich, dein System in eine einfache Textliste oder Karten auf einem Kanban-Board zu integrieren. Darüber hinaus befinden sich diese Apps wahrscheinlich außerhalb des Arbeitsbereichs deines Teams, sodass du zwischen verschiedenen Software-Programmen wechseln musst, um zunächst festzustellen, was zu tun ist, und die Aufgabe dann nach einem erneuten Wechsel zu erledigen.

Mit Notion kannst du ein vollständig angepasstes System erstellen, das dir hilft, alles, woran du arbeitest, zu organisieren, verwalten und nachzuverfolgen. Und wenn dein Team bereits Notion verwendet, kannst du funktionsübergreifende Aufgaben ganz einfach mit deinem persönlichen Dashboard verknüpfen (wir zeigen dir, wie es geht).

Hier findest du alles, was du benötigst, um das optimale System für dein persönliches Dashboard in Notion zu erstellen.

Verfolge all deine Aufgaben nach, egal ob groß oder klein

Kern jedes persönlichen Dashboards ist die Aufgabenverwaltung – wie verfolgen wir, was zu tun ist und wann was erledigt werden muss?

Der erste Schritt besteht darin, zu entscheiden, ob du eine Datenbank verwenden möchtest. Datenbanken eignen sich zwar hervorragend zur Verwaltung von vielteiligen Workflows, sind jedoch für einfache To-do-Listen eher nicht erforderlich. Es kommt vielmehr auf deine jeweiligen Aufgaben an bzw. darauf, wie du sie nachverfolgen möchtest.

Verwende Basis-Blöcke, wenn:

  • du Wert auf Einfachheit und Geschwindigkeit legst.

  • deine Aufgaben unkompliziert sind und es vor allem darum geht, ob du sie erledigt hast oder nicht.

  • du einfach gerne Punkte von deiner To-Do-Liste streichst.

Verwende eine Datenbank, wenn:

  • deine Arbeit vielteilig ist – wie ein Projekt, das in Unteraufgaben aufgegliedert werden muss.

  • du nach einer Möglichkeit suchst, Aufgaben zu organisieren, indem du nach bestimmten Eigenschaften sortierst und filterst.

  • du ein visueller Typ bist und deine gesamte Arbeit geordnet nach Kriterien wie Prioritätsstufe und Fälligkeitsdatum anzeigen möchtest.

  • es dir wichtig ist, zuvor abgeschlossene Aufgaben wiederaufnehmen zu können.

Unser Vorschlag? Fang einfach an und baue darauf auf. Beginne mit Basis-Blöcken. Sobald deine Prozesse es erfordern, wandelst du sie in eine Aufgabendatenbank um. Beachte, dass der Nutzen, den dein System bietet, immer größer sein als der damit verbundene Verwaltungsaufwand sollte.

Basis-Blöcke

Wenn du dich dafür entscheidest, einfach anzufangen und Basis-Blöcke zu verwenden, um deine Aufgaben nachzuverfolgen, dann ist die Grundlage deines Systems der To-do-Block.

Um einen To-do-Block zu erstellen, kannst du entweder /to-do oder [] eingeben. Mit dem To-do-Block kannst du einfach ein Kontrollkästchen-Element erstellen. Außerdem hast die Möglichkeit, nach und nach erledigte Aufgaben zu streichen. Anschließend kannst du ein Fälligkeitsdatum hinzufügen und eine Erinnerung für die Aufgabe einrichten (mithilfe des @-Symbols).

Ein weiterer nützlicher Block für die einfache Aufgabenverwaltung ist der Toggle-Block. Um einen Toggle-Block zu erstellen, kannst du entweder /toggle oder > eingeben. Mit dem Toggle-Block kannst du Blöcke verschachteln, um Projekte, die mehrere Aufgaben umfassen, übersichtlich nachverfolgen zu können.

Hier findest du eine mithilfe von Basis-Blöcken erstellte Vorlage, die du duplizieren kannst. Wir haben To-do-Blöcke in Spalten durch Klicken auf das ⋮⋮-Symbol organisiert, um Text per Drag-and-Drop zu verschieben, wodurch nebeneinander liegende Abschnitte erstellt werden. Alternativ kannst du auch /Spalten eingeben, um auszuwählen, wie viele Spalten du erstellen möchtest. Du kannst Aufgaben auch per Drag-and-Drop von einer Spalte in eine andere oder sogar auf eine „Archiv“-Unterseite verschieben, um zuvor erledigte Aufgaben zu dokumentieren.

Datenbanken

Wenn deine Aufgaben mehrere dynamische Komponenten oder Abhängigkeiten aufweisen, sind Datenbanken möglicherweise die bessere Option für dich. Datenbanken ermöglichen es dir, Eigenschaften zu filtern, sortieren und anzupassen, um Aufgaben nach deinen Vorstellungen zu verwalten. Auch hier empfiehlt es sich, die Dinge einfach zu halten und die Funktionalität nur zu erweitern, wenn dein Workflow dies erfordert.

Wir beginnen mit einigen Grundlagen für eine Datenbank zur Aufgabenverwaltung, die du im Laufe der Zeit anpassen und ergänzen kannst.

Wenn du eine Kurzübersicht zu Datenbanken benötigst

Eigenschaften

  • Status – Wenn du einen Status festlegst, kannst du genau nachverfolgen, wie weit die Aufgabe fortgeschritten ist. Füge deiner Datenbank einfach eine Eigenschaft Status hinzu. Anschließend stehen dir drei Standardoptionen zur Auswahl: „Nicht begonnen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Du kannst diese auch anpassen, indem du eigene Benennungen vorgibst.

  • Datum – Mit der Eigenschaft Datum kannst du ohne großen Aufwand wichtige Datumsangaben für jede Aufgabe zuweisen und nachverfolgen. Meist wird damit das Fälligkeitsdatum für Aufgaben festgelegt.

  • Auswahl – Mit der Eigenschaft Auswahl kannst du festlegen und anpassen, wie die Aufgaben in deiner Datenbank mit Tags versehen werden. Alle von dir erstellten Tags werden in einer Dropdown-Liste aufgeführt. Häufig wird die Eigenschaft Auswahl genutzt, um Tags für die Priorität (hoch, mittel, niedrig) oder den Projekttyp zu erstellen.

Ansichten

Mithilfe von Datenbankansichten kannst du deine Aufgaben visualisieren und schnell die benötigten Informationen ausfindig machen.

  • Tabellenansicht – Aufgaben werden in Zeilen angezeigt und ihre relevanten Eigenschaften bilden die Spalten. Damit erhältst du an zentraler Stelle einen schnellen Überblick über all deine Aufgaben.

  • Kalenderansicht – Ideal für die Planung und Anzeige wichtiger Datumsangaben, beispielsweise, um das

    Fälligkeitsdatum all deiner Aufgaben auf einmal anzuzeigen (unser Marketingteam nutzt diese Funktion gern für seinen Inhaltskalender).

  • Board-Ansicht – Damit kannst du Aufgaben anhand von Eigenschaften wie Status oder Priorität gruppieren. Besonders beliebt ist die Drag-and-Drop-Funktion der Board-Ansicht, womit sich Aufgaben nahtlos von einem Status zum anderen verschieben lassen.

Du kannst dich an dieser Aufgabendatenbank orientieren oder sie direkt in deinen Workspace duplizieren. Die Vorlage enthält vordefinierte Ansichten der oben genannten Elemente:

  • Nach Status organisierte Board-Ansicht

  • Nach Priorität organisierte Board-Ansicht

  • Tabellenansicht aller Aufgaben

  • Kalenderansicht der Fälligkeitsdaten

Versieh dein persönliches Dashboard mit unternehmensweitem Kontext

Neben der Nachverfolgung deiner Aufgaben ist es auch wichtig, dass du deine Arbeit in Zusammenhang zum restlichen Unternehmen stellen kannst. Mit Notion kannst du ganz einfach Kontext aus funktionsübergreifenden Teams einbeziehen und andere Tools direkt in dein persönliches Dashboard einbinden.

Verlinkte Datenbanken

Wenn du eine direkte Verbindung zwischen deinen persönlichen Aufgaben und den Unternehmenszielen herstellen kannst, trägt das zu einer besseren Abstimmung bei. Du kannst nachvollziehen, inwiefern das, was du tust, unmittelbar zur Umsetzung der Unternehmensziele beiträgt. Wenn du diesen Zusammenhang direkt in deinem persönlichen Dashboard vor Augen hast, kannst du deine Arbeit entsprechend ausrichten.

Gib /Verlinkte Datenbankansicht ein und wähle die Quelldatenbank aus, die du einbinden möchtest. Anschließend kannst du durch Filtern und Sortieren weitere Anpassungen vornehmen. Diese Datenbank mit Unternehmenszielen kann beispielsweise spezifische Ziele für Marketing, Vertrieb, Technik und andere Bereiche umfassen. Angenommen, du gehörst dem Technikteam an. Du kannst die Daten filtern, um nur die Ziele anzuzeigen, für die das Technikteam verantwortlich ist.

Beachte bei der Erstellung verlinkter Datenbanken, dass Filter nur auf die verlinkten Datenbanken angewendet werden, die du erstellt hast. Jegliche Änderungen, die du an den Inhalten oder Eigenschaften in den verlinkten Datenbanken vornimmst, werden jedoch in die ursprünglichen Datenbanken übernommen.

Link-Vorschauen bieten eine effektive Möglichkeit, deine wichtigsten Tools in Notion einzubinden. Mit Link-Vorschauen lassen sich synchronisierte Darstellungen von Links direkt in Notion anzeigen. Diese Funktion wird derzeit von mehreren führenden Plattformen unterstützt (u. .a. GitHub, Jira, Slack, und Asana).

Damit erhältst du Live-Updates von anderen Tools direkt in deinem persönlichen Dashboard, sodass du deine Workflows mit stets aktuellen Informationen erstellen kannst.

Angenommen, du bist mit einer Aufgabe beschäftigt, die von einer noch nicht abgeschlossenen Fehlerkorrektur des Technikteams abhängt. Du kannst einen Link von Jira direkt in dein persönliches Dashboard einfügen und sehen, wann diese Aufgabe abgeschlossen ist, anstatt zu Jira zu wechseln, um dort den Status der Fehlerkorrektur zu überprüfen.

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