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Datenbanken neu gedacht: Das hat sich geändert

In diesem Leitfaden erläutern wir die Neuerungen bei unseren Datenbanken und wie du sie optimal nutzt – alleine oder im Team.

8 min Lesezeit
Better databases hero
In dieser Anleitung
  • Das sind die Neuerungen
  • Neu für dich
  • Eine einheitliche Referenzdatenbank für das ganze Unternehmen
  • Erleichterter Datenzugriff durch Ansichten und Tabs
  • Schnelleres Arbeiten mit Ansichtsoptionen
  • Schnellfilter für Informationen

Daten, die niemand findet, kann auch niemand verwenden. Aufgaben, Notizen, persönliche Zielsetzungen und Arbeitsaufträge – Informationen wie diese müssen schnell auffindbar sein, unterschiedlich dargestellt werden und an mehreren Orten auf sie verwiesen werden, damit du produktiv mit ihnen arbeiten kannst. All das können Datenbanken in Notion. Aber natürlich bleibt immer Spielraum für Verbesserungen. Deshalb haben wir ein völlig neues Datenbankkonzept entwickelt und unsere Datenbanken damit noch leistungsstärker gemacht.

Das sind die Neuerungen

Wenn es dir wie uns geht, nutzt du Datenbanken für so gut wie alles – für die Ablage von Gesprächsprotokollen, für Projekte, Dokumente und vieles mehr. In diesem Leitfaden erläutern wir die Neuerungen bei unseren Datenbanken und wie du sie optimal nutzt – alleine oder im Team.

Das sind die neuen Datenbankfunktionen:

  1. Schnellfilter: Mit einem Schnellfilter kannst du einstellen, wie viele Einträge in einer Datenbankansicht angezeigt werden. Änderungen, die du an Filtern und Sortierungen geteilter Datenbankansichten vornimmst, sind erst dann für die anderen Teammitglieder sichtbar, wenn du Für alle speichern anklickst.

  2. Datenquelle auswählen: Wenn du eine neue Datenbank oder Ansicht erstellst, wird dir eine Option zur Auswahl einer Datenquelle angezeigt. Das vereinfacht die Einbindung synchronisierter Inhalte aus anderen Datenbanken in deinen Workspace.

  3. Verbessertes Design: Im Menü Ansichtsoptionen findest du Optionen für Filter, Sortierung, Gruppierung und vieles mehr. Hier kannst du auch schnell auf deine Ansichten zugreifen, indem du zwischen den Tabs über der Datenbank hin- und herspringst. So kannst du Informationen mit nur wenigen Klicks genau so darstellen, wie du magst.

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Neu für dich

Eine einheitliche Referenzdatenbank für das ganze Unternehmen

Wer sich mit Notion auskennt, weiß, was man mit verlinkten Datenbanken alles anstellen kann. Wir wollten sie noch zugänglicher machen.

Wenn du eine neue Datenbank oder Ansicht erstellst, kannst du eine vorhandene Datenquelle aus dem Workspace auswählen. Für das Tagesgeschäft empfehlen wir die Verwendung einiger weniger Hauptdatenbanken. Das bietet mehr Übersicht als viele kleinere Datenbanken. Für Teams bilden Besprechungsprotokoll, Aufgaben und Dokumenten einen guten Anfang. Will man dann später Querverweise oder Daten anderswo im Workspace einfügen, erstellt man dazu einfach eine neue Ansicht der vorhandenen Datenbank.

Wann sollte man vorhandene Datenquellen verwenden?

Wenn du Datenbanken am liebsten komplett neu aufbaust, fragst du dich vielleicht, ob bestehende Datenquellen überhaupt hilfreich sind. Hier findest du ein paar hilfreiche Tipps zu diesem Thema. Grundsätzlich solltest du vorhandene Datenquellen in den folgenden Fällen synchronisieren:

  • Heterogene Daten zusammenführen: Oft werden neue Datenbanken erstellt, auch wenn das erforderliche Grundgerüst bereits anderswo im Workspace vorhanden ist. Doch anstatt überlegen zu müssen, ob die Gesprächsprotokolle von letzter Woche in der Marketing-Datenbank oder der Engineering-Datenbank liegen, nutze einfach eine unternehmensweite Datenbank für alle Gesprächsprotokolle und erstelle dann Ansichten für die einzelnen Teams. So sorgst du auf allen Organisationsebenen für mehr Einheitlichkeit.

  • Datenbankeigenschaften wiederverwenden: Wenn du eine Meetingliste mit Teilnehmenden, Daten etc. erstellen möchtest, musst du nicht mehr sechs identische Datenbanken mit unterschiedlichen Namen erstellen. Denn dafür gibt es Tags und Filter. So genügt eine einzige Datenbank für sämtliche Protokolle. Mithilfe von Tags und Ansichten kannst du bestimmte Team- und Projektbezüge anzeigen. Das vereinfacht die Organisation und macht Doppelarbeit insbesondere bei größeren Gruppen leichter erkennbar.

  • Ansichten aus deinem Workspace wiederverwenden: Ansichten können nun wiederverwendet werden, wenn du eine neue Verlinkung erstellst. Das bedeutet, dass du Filter, Sortierungen und andere Einstellungen nicht mehr in jeder neuen Verlinkung nachbilden musst. Und wenn du mal eine ganze Struktur von Ansichten nachbilden möchtest, verwendest du wahrscheinlich am besten einfach die ursprüngliche Datenquelle und ergänzt einige neue Eigenschaften für dein Projekt.

Und wie funktionieren verlinkte Datenbanken?

Erleichterter Datenzugriff durch Ansichten und Tabs

Erstmals kannst du Ansichten verschiedener Datenquellen nun auch in einem Block verwenden. So kannst du unendlich viele Daten anzeigen, ohne übermäßig viel Platz auf deiner Seite zu verbrauchen. Außerdem erleichtert es die Zusammenarbeit, da einzelne Informationen besser miteinander verknüpft werden. Die Ansichten kannst du nun auch als Tabs anzeigen. So findest du schneller, was du suchst.

  • Verknüpfung mehrerer Datenquellen: Stell dir vor, du führst eine Datenbank mit Unternehmen, mit denen dein Vertrieb in Kontakt steht. Eine andere Datenbank enthält deine Ansprechpartner bei diesen Unternehmen. Bislang musstest du beide Datenbanken separat anzeigen – unter Umständen inline auf der gleichen Seite. Jetzt kannst du all diese Informationen an einem Ort bündeln. So kommst du leichter an die Informationen, die du wirklich brauchst.

  • Ansichten aus der Quelle kopieren: Beim Thema Datenbankansichten hat jeder seine eigenen Vorlieben. Wenn du eine Datenquelle von anderswo in deinem Notion-Workspace auswählst, kannst du nun auch eine Ansicht auswählen, um auch die Ansichtsoptionen zu übertragen.

  • Vereinfachte Suche mit Tabs: Manchmal weiß man erst, wonach man sucht, wenn man es gefunden hat. Anstatt Anzeigen mit unterschiedlichen Layouts, Sortierungen und Filtern in einem Dropdown-Menü zu verstecken, kannst du die wichtigsten Ansichten nun mithilfe von Tabs sichtbarer machen.

Informationen noch besser miteinander verknüpfen

Schnelleres Arbeiten mit Ansichtsoptionen

Deine bevorzugten Datenbankeinstellungen wie Filter, Sortierungen, Gruppierungen und vieles mehr findest du nun in dem vereinheitlichten Menü Ansichtsoptionen. Bei der Überarbeitung unserer Datenbanken haben wir festgestellt, dass wir auch das Menü von Grund auf überarbeiten müssen. Und genau das haben wir getan. Dort findest du dieselben Optionen, die auch über deiner Datenbank angezeigt werden – Layout, Eigenschaften, Filter und Sortierung.

  • Daten mit Layouts anders wahrnehmen: Mit Notion kannst du deine Daten als Tabelle, Kalender, Zeitleiste, Liste, Board oder Galerie darstellen.

  • Mit Eigenschaften Details hinzufügen: In einer Ansicht wie einer Tabelle möchtest du vielleicht alle Eigenschaften an einem Ort aufgelistet sehen. Manchmal ist es aber hilfreich, nur die wichtigsten Informationen herauszustellen. Mit der Eigenschaftsoption kannst du Eigenschaften ein- und ausblenden und hast das Wichtigste stets im Blick. Vielleicht möchtest du wichtige Informationen in der Board-Ansicht anzeigen lassen, aber in der Kalenderansicht ausblenden.

  • Informationen mit Filtern isolieren: Wenn du deine Arbeit auf einige wenige zentrale Datenbanken umstellst, sind Filter ein wichtiges Hilfsmittel. Denn mit Filtern kannst du Informationen anhand von Eigenschaften wie Tags oder Personen isolieren. So werden dir immer nur die Daten angezeigt, die du gerade brauchst. Dabei kannst du beispielsweise nur Blogeinträge mit dem Status „veröffentlicht“ anzeigen.

  • Sortieren und Gruppieren: Manchmal will man auf der Suche nach bestimmten Daten nicht erst mehrere Ansichten durchforsten. In diesem Fall kannst du deinen Content zum Beispiel nach Status oder Verfassenden gruppieren und so einen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand erhalten.

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Schnellfilter für Informationen

Filter können jetzt noch schneller und einfacher erstellt werden und sehen zudem moderner aus. Anstatt eine neue Ansicht zu erstellen, um bestimmte Informationen aufzufinden, kannst du einen Schnellfilter hinzufügen, der nur für dich sichtbar ist – sofern du ihn nicht für alle speichern möchtest.

Filtergruppen (die zu sperrig für den täglichen Gebrauch waren) sind nun nicht mehr die Standardeinstellung. Filtergruppen findest du weiterhin bei den erweiterten Filtern. Ansonsten werden sie aber nicht mehr angezeigt.

Datenbanken kann man sich wie einen intelligenten Aktenschrank vorstellen. Doch anders als diese Staubfänger werden deine Notion-Datenbanken mit der Zeit immer besser. Wir hoffen, dass wir dir mit diesen Verbesserungen deinen Arbeitsalltag erleichtern.

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