Wie Notion mit einem neuen Produktmanagement-System alle Teams aufeinander abstimmt

Als eines Nachts mit unzähligen Support-Tickets überflutet wurden, wussten wir: Unser Limit war fast erreicht. Engineering hatte ohne das Wissen des Support-Teams eine neue Funktion eingeführt und so waren wir bis in die Morgenstunden damit beschäftigt, Kundenfragen zu beantworten.

Aber das war nicht alles. Bereits Wochen vor dem Launch erinnerte das Produktmarketing-Team alle an der Entwicklung Beteiligten daran, wöchentlich die Versionshinweise auszufüllen. Die einzelnen Teams behielten den Launch jeweils mit internen Meetings und Statusupdates im Auge. Wir verschwendeten also alle viel Zeit, weil wir uns gegenseitig auf dem Laufenden halten wollten.

Notion war stetig am Wachsen. Inzwischen hatten wir fünf Engineering-Teams und mehrere, parallel laufende Projekte gleichzeitig. Allerdings wussten nur wenige über alle neuen Funktionen, deren Einführung und Gründe Bescheid. Wir mussten einen besseren Weg finden, uns teamübergreifend zu koordinieren, sonst würde unser Unternehmen nicht weiter wachsen können.

Alle Start-ups haben solche Anfangsschwierigkeiten. Dieselben Probleme kenne ich bereits von Produktteams bei Twitter, Oculus, Robinhood – und jetzt Notion. Wir sind da keine Ausnahme. Deshalb möchte ich hier teilen, wie wir dieses Problem für unser Team gelöst haben.

In diesem Beitrag beschreiben wir die Systeme und Abläufe, die wir entwickelt haben, um alle Teams über unsere Engineering- und Produktarbeit auf dem Laufenden zu halten. Damit du die Tipps, die dir am besten gefallen, gleich umsetzen kannst, haben wir auch entsprechende Vorlagen für dich und dein Team erstellt.

Nachdem ich bei Notion angefangen hatte, klärte ich als Erstes mit den Teams von Engineering und Design, wie sie normalerweise Produkte entwickeln und einführen. Manche verwendeten formelle Aufgaben- und Sprint-Systeme, während andere Updates in einem großen, gemeinsamen Dokument sammelten.

Das hatte ich schon öfter beobachtet: Wenn Unternehmen wachsen, neigen einzelne Teams dazu, unterschiedliche Arbeitsweisen zu entwickeln, wodurch sich Aufgaben schwieriger koordinieren lassen. Das ist okay! Schließlich sollten Teams so arbeiten, wie sie es am besten können. Vor allem in Zeiten des Homeoffice. Wir brauchten jedoch Standards, die festlegten, wie wir die Arbeit der Teams untereinander kommunizierten.

Doch wie entscheidet man, was standardisiert werden sollte, wenn alle unterschiedlich arbeiten? Finde Arbeitsweisen, die von den meisten auf ähnliche Art genutzt werden und entwickle daraus neue Standards.

Bei Notion konzentrierten sich die Engineering-, Produkt- und Design-Teams vorwiegend auf drei Aspekte: Teams, Projekte und Aufgaben. (Die jeweilige Definition findest du weiter unten.) Wir definierten die drei Komponenten und fassten sie anschließend in einem unternehmensweiten Dokument zusammen, damit zukünftig alle Teams Projekte auf dieselbe Weise erstellten.

Es ist auch wichtig, sich darauf zu einigen, was nicht standardisiert werden sollte. So geben wir unseren Teams beispielsweise nicht vor, wie sie Meetings abzuhalten haben oder welche Mockup-Tools sie nutzen sollen. Lege ein paar Grundregeln fest und gib ihnen ansonsten Freiraum beim Arbeiten.

Diese Aspekte zu identifizieren und entsprechende Standards zu entwickeln, half uns dabei, unsere gesamte Arbeit teamübergreifend zu organisieren. Anschließend galt es, diese Arbeit einheitlich und leicht verständlich mit dem restlichen Unternehmen zu teilen.

Dafür entwickelten wir ein effizientes System, das aus vier Teilen besteht:

• Teams – eine Gruppe von Personen, die Projekte bearbeiten

• Projekte – ein Satz Arbeit, der separat und unabhängig abgeschlossen und in Aufgaben unterteilt werden kann

• Aufgaben – Arbeitselemente, die einer Person zugewiesen werden

• Updates – eine schnelle, überschaubare Zusammenfassung jedes Projekts, die alle zwei Wochen fällig ist

Manche Teile helfen den Engineering-Teams, sich gegenseitig abzustimmen, während andere Aspekte, wie Updates, die restlichen Abteilungen auf dem Laufenden halten. Die einzelnen Teile bilden jeweils eine eigene Notion-Datenbank und sind alle miteinander vernetzt, um ein System zu schaffen. Dieses System besteht aus vier Komponenten, die den einzelnen Teams jeweils unterschiedliche Ebenen von Kontext bieten.

Dein System kann natürlich völlig anders aussehen, aus diversen Tabellen oder auch aus einem Ordner mit Dokumenten bestehen. Du kannst deine Arbeit in Form von Sprints oder Meilensteinen organisieren. Falls du nicht weißt, wo du anfangen sollst, haben wir unser genaues Setup unten als Vorlage für dich.

Gehen wir die einzelnen Teile des Systems, wie wir es strukturiert haben und welche Zielgruppe es bedient, einmal durch.

Gut organisierte Projekte legen eindeutig fest, wer für was zuständig ist. Allerdings ist es gar nicht so einfach, eine genaue Liste von Teams zu erstellen. Die Entwicklung einer Software lässt sich nicht so einfach als Diagramm strukturieren. Vielmehr gilt es, die virtuellen Gruppen zu identifizieren, in denen die Beteiligten wirklich arbeiten, um Projekte abzuschließen. Dazu können auch Aufgaben gehören, die für gewöhnlich nicht nur in den Zuständigkeitsbereich eines einzelnen „Teams“ fallen, sondern in diversen Abteilungen wie Engineering, Design, Marketing, Recht und so weiter.

Diese Gruppen lassen sich oft anhand der Slack-Kanäle bestimmen, die zur Koordination einzelner Projekte erstellt werden. Denn sie zeichnen ein gutes Bild davon ab, welche inoffiziellen Teams aktuell zusammenarbeiten.

Nachdem du die Teams ermittelt hast, kannst du einen Teamplan erstellen, der so simpel oder komplex ist, wie du es möchtest. Bei uns gehört dazu der Name des Teams, eine Liste aller Beteiligten, eine kurze Beschreibung der Aufgaben bzw. Ziele sowie ein paar weitere nützliche Informationen, beispielsweise der Slack-Kanal und die Team-Richtlinien.

Sobald du die einzelnen Teams zusammengestellt hast, kannst du ihnen Projekte zuordnen. Projekte sind für uns all die „Dinge“, die abgeschlossen werden können und allen Beteiligten des Unternehmens oftmals auch besonders wichtig sind.

Großes Interesse an deren Abschluss haben dann häufig auch das Vertriebsteam, die Rechtsabteilung sowie Untergruppen des Engineering-Teams. Sie sind zwar nicht unbedingt aktiv an dem Projekt beteiligt, benötigen aber Informationen über dessen Fortschritt für ihre eigene Arbeit. Sie alle wollen dasselbe wissen:

• Wofür ist dieses Projekt gut?

• Wie ist der aktuelle Stand?

• Wann wird es fertig sein?

• Welche Designs und Entscheidungen müssen näher besprochen werden?

Unsere Projektdatenbank ist darauf ausgerichtet, diese Fragen zu beantworten und umfasst: den Projektnamen, eine kurze zusammenfassende Beschreibung, den aktuellen Stand, Launch-Termin sowie Verweise auf detaillierte, projektspezifische Dokumente. Wir erfassen diese Informationen tabellarisch, damit alle die Liste aktiver Projekte überfliegen und umgehend die benötigten Antworten finden können.

Sobald die Projekte festgelegt wurden, können die Engineering-, Design- und Produktmanagement-Teams sie in einzelne, sinnvolle Aufgaben unterteilen. Diese sollten den alltäglichen Aufgabenbereichen des Projektteams entsprechen und möglichst zielgerichtet und detailliert für die Verantwortlichen beschrieben sein. Wenn du versuchst, Aufgaben so zu beschreiben, dass sie von allen verstanden werden, sind sie letztendlich zu ungenau und verfehlen ihren Zweck.

Damit Aufgaben für alle Beteiligten gut nachvollziehbar sind, nutzen wir bestimmte Eigenschaften, um die Priorität, den QA-Status, zugewiesene Entwickler/-innen, das dazugehörige Projekt und alles weitere, was das Engineering-Team benötigt, zu tracken.

Die letzte Komponente ist für diejenigen gedacht, die nicht genau wissen, welche Projekte sie überhaupt interessieren. Wenn sich ein Projekt aus vielen Aufgaben zusammensetzt, dann bilden viele Projekte ein Update. Niemand wird eine Liste scannen, die fünfzig Projekte umfasst. Vielmehr wollen die Leute gezeigt bekommen, was gerade für sie von Interesse ist.

Wöchentliche Updates schreibe ich in leicht verständlicher Sprache. Schließlich sind sie für das gesamte Unternehmen da. Die Inhalte hole ich mir aus den schriftlich erfassten Produkt-Updates der einzelnen Engineering-Teams und fülle damit Notion-Seiten, da diese leicht zu finden sind und sich nach älteren Updates durchsuchen lassen. Du kannst die Updates aber natürlich auch in Form von E-Mails oder Dokumenten teilen.

Derzeit strukturiere ich meine Updates wie folgt:

• Abschlüsse – eine Liste mit allem, was externen Kund/-innen in dieser Woche geliefert wurde

• Ankündigungen – Entwicklungen, die erzielt wurden, egal ob gut oder schlecht; beispielsweise, ein neues Produkt oder Verzögerungen bei einem Projekt

• Informationen – Erkenntnisse aus aktuellen Projekten oder allgemeine Änderungen an der Produkt- und Engineering-Organisation

Diese Struktur kann sich aber immer wieder ändern, da sich auch die Prioritäten deines Unternehmens ändern. Bei Notion interessiert uns momentan vor allem, welche Projekte gerade umgesetzt werden. Wir wollen, dass alle Teams über diese Pläne Bescheid wissen. Falls sich dein Team gerade zum Beispiel auf drei große Bereiche fokussiert, könntest du in den Updates über deren Fortschritt berichten.

All diese Dinge sind jedoch hinfällig, wenn das System nicht auch genutzt wird. Um unserem System zum Erfolg zu verhelfen, mussten wir deutlich machen, welchen Nutzen es bringt.

Das Ziel war es, alle auf demselben Stand zu halten und gleichzeitig so wenig zusätzliche Arbeit wie möglich zu fordern. Ein kniffliger Balance-Akt. Damit uns das gelingt, haben wir so viele Teile des Systems wie möglich miteinander verknüpft. Auf diese Weise bereichern sich die Informationen, die verschiedenen Teilen des Systems hinzugefügt werden, gegenseitig und motivieren dazu kontinuierlich, zum gesamten System beizutragen.

Ein Beispiel: Am Ende eines jeden wöchentlichen Updates bette ich den Projekt-Tracker mit ein. So wissen alle, die mehr Informationen zu einem bestimmten Projekt haben möchten, immer genau, wo sie diese finden können. Das motiviert wiederum das Engineering-Team dazu, die Projektliste regelmäßig zu aktualisieren.

Die einzelnen Engineering-Teams betten zudem eine gefilterte Ansicht der Aufgabendatenbank in jedes Projektdokument ein, sodass nur die relevanten Aufgaben sichtbar sind. Sobald jemand die Projektseite öffnet, lässt sich also sofort erkennen, wie die Arbeit aufgeteilt wurde und was der aktuelle Stand ist.

Auch eine Verlinkung zu den Systemen anderer Abteilungen ist hilfreich. Im Produkt-Marketing nutzen sie beispielsweise den Projekt-Tracker und die dort eingetragenen externen Launch-Termine, um einen Launch-Kalender zu füllen.

So haben wir letztlich ein System geschaffen, mit dem wir alle Produkt- und Entwicklungsarbeiten an einem Ort mitverfolgen und bei minimalem Aufwand mit dem gesamten Unternehmen teilen können. Wir hoffen, dass das Grundgerüst auch dir und deinem Team helfen kann.

Allerdings ändern sich die Dinge schnell bei einem Start-up! Und mit unserem Wachstum entwickelt sich auch unser System. Das wird bei dir genauso sein.

Wichtig ist es, bei der Entwicklung deines Systems zu verstehen und im Blick zu behalten, welche Informationen die einzelnen Teams benötigen. Das gesamte Unternehmen ist an der Umsetzung eines Produkts beteiligt. Indem wir alle Bedürfnisse berücksichtigt haben, konnten wir weiter wachsen und trotzdem transparent bleiben.